La gestión de proyectos es un arte cada vez más explorado en el mundo empresarial y creativo, y seguro que tiene mucho que aportar a tu organización. ¿En qué consiste? Aquí te contamos un poco sobre esta tendencia.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es mucho más que llevar un proyecto de un punto A a un punto B. Se trata de dirigir recursos, planear, organizar y motivar los procesos de un proyecto de una forma óptima. Para hacerlo, existen distintas metodologías que pueden llevar a un proyecto dado a altos niveles de eficiencia y éxito.
Una buena gestión de proyectos, además, maximiza las sinergias entre el personal de la organización, de manera que las distintas áreas funcionan como engranajes de una máquina funcional. Se trata de una herramienta ventajosa para lograr los objetivos deseados, porque determina la planificación, metodología y los recursos que cada proyecto necesita para florecer.
¿Para qué sirve la gestión de proyectos?
Esencialmente, saber gestionar un proyecto sirve para dar visión, coherencia, dirección, liderazgo y motivación a un proyecto. Toda empresa necesita guías que le ayuden a mantenerse en curso, un curso alineado a sus metas. En este sentido, la gestión de proyectos actúa como una especie de brújula y manual que orienta las tareas o procesos necesarios para llegar a cada objetivo. De esta manera se reducen y previenen riesgos, ya que, al inicio de cada proyecto, es necesario realizar un amplio estudio sobre la factibilidad del mismo.
¿Cómo funciona la gestión de proyectos?
Para realizar una gestión de proyectos exitosa y lograr los objetivos planteados es preciso completar una serie de etapas:
Factibilidad. La factibilidad determina qué tan ejecutable es el proyecto que se plantea. En esta etapa se identifican los beneficios que se pueden obtener de él, así como los posibles riesgos y las herramientas que serán necesarias.
Planificación. Esta etapa implica una elaboración más profunda de lo que se encontró en la etapa de factibilidad. Por medio de estudios, encuestas y otros métodos, nos damos una mejor idea de los recursos que necesitaremos para llevar a cabo el proyecto, tiempos, talento, etc.
Ejecución. Como lo indica el nombre, en esta etapa se lleva a cabo el proyecto según lo establecido en las etapas anteriores, respetando los procesos pautados.
Seguimiento. Esta etapa, muchas veces pasada por alto, sirve para supervisar cómo se está llevando a cabo el proyecto, su efectividad e impacto.
Cierre. Por último, se realiza una revisión sobre los logros del proyecto, para reproducirlos, y los errores, para aprender de ellos y evitarlos en el futuro.
Sin la gestión de proyectos las empresas u organizaciones avanzan a ciegas, expuestas a un proyecto sin pies ni cabeza que puede causar más pérdidas que beneficios. La importancia de la gestión de proyectos radica en que posibilita una unidad coherente y eficaz entre empresa, objetivos, proyectos y talento humano.